Não há empresário no Brasil que não se queixe da alta carga tributária e do grau de burocracia e exigências de informações solicitadas pela Fiscalização Tributária. Afinal, para manter-se em dia, é preciso paciência, tempo, boa memória e estar sempre em busca de novas tecnologias e aconselhamento sobre as regras tributárias.

Para não se perder na "montanha de burocracia", prazos e valores, o empresário deve se organizar, ter uma agenda de pagamentos dos impostos e acompanhá-la frequentemente. A isso chamamos de Gestão Fiscal.

Como agravante, a legislação tributária em nosso país é imensa e confusa. Neste cenário o Contador torna-se o apoio seguro para que o empresário entenda como são os seus processos de tributação e quais tributos sua empresa deve, ou não, pagar. O Contador e sua equipe de colaboradores podem orientar, de forma didática, sobre a natureza e as características de todos os impostos devidos pela sua empresa.

Toda empresa deve ter um bom arquivo de documentos impresso e/ou digital, de guias, declarações e livros para fazer prova futura com a fiscalização. Importante lembrar que esses documentos devem ser conservados por um determinado tempo, dependendo de cada tributo, além de observar as diversas esferas governamentais (Municipal, Estadual e Federal) e os diferentes tipos de legislação (comercial, tributária, previdenciária etc.), além de suas atualizações diárias.

A organização desse arquivo é fundamental para não causar situações desagradáveis com a fiscalização e multas desnecessárias. No caso de arquivos digitais é possível fazer cópias de segurança, ou optar inclusive por arquivar os documentos em cloud server (nuvens).

É necessário que o empresário compreenda que a organização e guarda dos documentos é de sua responsabilidade. Este processo é fundamental e o Contador pode auxiliá-lo nessa missão. Ele sabe a respeito dos prazos e a melhor forma de arquivamento, seja em papel ou em meio eletrônico.

Assim como os demais procedimentos existentes na sua empresa, a cultura da organização e a guarda de documentos devem ser cultivadas e todos os colaboradores devem compreender a necessidade e importância deste processo.

Dicas importantes:

• Marque reuniões periódicas com sua equipe para esclarecimentos e orientações.

• Nessas reuniões, analise as informações da sua empresa e procure novas alternativas por meio de planejamento tributário.

• Tenha a documentação de sua empresa sempre à mão, de forma organizada e em dia.

• Restrinja o número de pessoas com acesso ao arquivo de documentos.

• Organize datas e procedimentos para preenchimento, envio e pagamento de impostos.

• Crie o hábito de registrar todas as atividades do negócio.

• Invista no treinamento para os colaboradores que cuidam da parte legal e fiscal da sua empresa.

Edição | 1612