Criando centros de serviços compartilhados

Desafios para manter a competitividade, reduzindo custos e otimizando processos

A redução de custos e a otimização de processos operacionais para manter as empresas competitivas fazem parte da estratégia de todas as organizações, principalmente em tempos de incerteza na economia. O desafio está na redução dos custos, sem comprometer a qualidade das operações e das ofertas.

Portanto, otimizar os processos internos, terceirizar as atividades que não representam o foco principal e converter custos fixos em variáveis são alguns dos caminhos possíveis. Hoje, a competitividade é um fator decisivo, quando se trata do sucesso no ambiente empresarial.

Dentro da proposta de redução de custo e da oportunidade de melhorar a gestão das atividades de suporte, muitas empresas têm procurado soluções para uma nova forma de organizar seus processos, desenvolvendo Centros de Serviços Compartilhados, beneficiando-se de ganho de escala, eficiência e flexibilidade.

Este é um modelo de organização de processos operacionais, pelo qual uma área da empresa presta serviços, a partir de um mesmo ponto de atendimento, para várias unidades ou departamentos, otimizando recursos e integrando tecnologias, processos e pessoas.

Podem ser centralizados os departamentos como jurídico, tecnologia da informação, software e hardware, compras, qualidade, financeiro, contabilidade, fiscal, folha de pagamento, recursos humanos, comunicação e marketing, atendimento de clientes, recebimento de pedidos, suporte administrativo, pesquisas etc.

A proposta é que esta centralização estenda-se a todas as áreas comuns da empresa, consolidando funções similares dentro de seu negócio, com equipes especializadas em cada setor. Uma abordagem centralizada é mais eficiente do que manter as diferentes atividades em cada operação.

·    Crescimento

A centralização de serviços compartilhados tem sido adotada, principalmente por empresas que têm tido crescimento rápido, padronizando seus procedimentos para manter o controle sobre suas operações. O capital humano é sempre um fator crítico para o sucesso na implantação desse sistema, necessitando sempre de comunicação eficaz, definição de processos sólidos e treinamento dos colaboradores envolvidos.

O Centro de Serviços Compartilhados é um modelo de gestão que não pode mais ser considerado “modismo de administração”, pois apóia diretamente o desenvolvimento dos negócios, na medida em que permite à organização investir mais tempo e recursos nas áreas prioritárias para a geração de receitas.